Reisekostenabrechnung Formular

Hier kann eine Reisekostenabrechnung für Deutschland oder das Ausland mit Reisepauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungen und Fahrtkosten kostenlos online erstellt werden.









 Reisekostenabrechnung




Vorname, Name Reiseort
Bankverbindung IBAN Kreditinstitut
Arbeitgeber/Auftraggeber Reisezweck
Reisebeginn Datum/Uhrzeit Ende Datum/Uhrzeit
1. Übernachtungskosten      
Übernachtungen ohne Nachweis  Nächte Hotelkosten  Euro
2. Verpflegungsmehraufwand      
8 - 24 Stunden 24 Stunden An-/Abreisetage
Verpflegungspauschalen für  Tage  Tage  Tage
Rechnungen Verpflegung  Euro    
3. Fahrtkosten      
 km Einzelnachweise  Euro
4. Reisenebenkosten      Euro



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In vielen Firmen werden die Reisekosten der Angestellten über ein Formular zur Reisekostenerfassung abgerechnet. Die Reisekostenabrechnung dient dazu, dem Arbeitnehmer die durch die Reise entstandenen Spesen wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen oder Reisenebenkosten auszuzahlen. Für die Auszahlung von Reisekosten ist es zur Vereinfachung auch zulässig, Reisekostenpauschalen wie Kilometerpauschalen, Verpflegungspauschalen oder Übernachtungspauschalen zu verwenden und diese in der Lohnabrechnung als steuerfrei und sozialversicherungsfrei auszuweisen. In Reisekostenabrechnungen für Auslandsreisen lassen sich je nach Reiseland höhere Reisepauschalen ansetzen als für Auswärtstätigkeiten in Deutschland. Die Tagessätze für Auslandsreisen finden Sie in nachfolgenden PDF-Dateien:
Reisekostenvergütung bei Auslandsreisen für 2016
Reisekostenvergütung bei Auslandsreisen für 2017
Reisekostenvergütung bei Auslandsreisen für 2018


   

Reisekostenabrechnung erstellen

In der Reisekostenabrechnung auf dieser Seite lassen sich die durch den Arbeitgeber steuerfrei auszahlbaren Reisekosten für Arbeitnehmer online berechnen und die Ergebnisse als PDF-Datei ausgeben. Die einfach gehaltene Reisekostenermittlung durch den Reisekostenrechner erfolgt ohne Gewähr.

Zur Übersicht auf reisekostenabrechnung.com.de    

Erstattung der Fahrtkosten

Bei den Fahrtkosten lassen sich die Fahrten mit eigenem PKW und Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterscheiden. Für die Nutzung eines eigenen PKWs kann ein individuell berechneter Kilometersatz oder die Kilometerpauschale in Höhe von 30 Cent/km verwendet werden. Der Reisekostenrechner verwendet standardmäßig das pauschale Kilometergeld. Für den individuell berechneten Kilometersatz kann ein Fahrtkostenrechner hilfreich sein. Bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln werden die tatsächlichen Kosten angesetzt. Zu den Reisenebenkosten zählen etwa Parkgebühren, Versicherungskosten für Reiseunfälle oder Reisegepäck oder auf der Reise entstandene Telefonkosten sowie Schadensersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen.    

Eintägige Reisen im Inland ohne Übernachtung

Für eintägige auswärtige Reisen ohne Übernachtung kann bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden eine Pauschale von 12 Euro berücksichtigt werden. Dies gilt auch, falls die berufliche Tätigkeit über Nacht ausgeübt wird und die Abwesenheitsdauer ohne Übernachtung insgesamt mehr als acht Stunden von der Wohnung beträgt. Abwesenheitszeiten können zusammengerechnet werden, wenn der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach bzw. über Nacht an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung auswärts tätig. Die Pauschale wird dann für den Kalendertag berücksichtigt werden, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil abwesend ist.

   

Mehrtägige Reisen im Inland mit Übernachtung

Für den An- und Abreisetag bei einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung kann ohne Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von jeweils 12 Euro berücksichtigt werden. Für die Zwischentage, bei denen der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, kann eine Pauschale von 24 Euro berücksichtigt werden.

   

Übernachtungskosten

Die Höhe der Übernachtungspauschale in Deutschland beträgt 20 Euro. Der Arbeitgeber darf diesen Betrag erstatten, sofern keine Hotelrechnung vorgelegt wird. Im Rahmen des Werbungskostenabzugs oder Betriebskostenabzugs bei Selbständigen lassen lediglich die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten berücksichtigen, falls diese vom Arbeitgeber bzw. Auftragsgeber nicht erstattet wurden. Ist in der Hotelrechnung ein Frühstück oder eine andere Mahlzeit enthalten, so ist eine entsprechende Kürzung der Verpflegungspauschalen vorzunehmen.

   

Reisekosten als steuerfreier Ersatz oder Werbungskosten

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Pauschalen steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzen. Sofern die Pauschalen nicht oder nicht vollständig ausgezahlt werden, kann der Arbeitnehmer diese als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die ersten drei Monate einer Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, sofern sie mindestens 4 Wochen dauert.

Sollen die Reisekosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden, sofern keine Erstattung erfolgte, so sind die Übernachtungspauschalen zu streichen, da als Werbungskosten oder Betriebsausgaben nur die tatsächlichen Übernachtungskosten abzugsfähig sind. Auch sind in diesem Fall gegebenenfalls Pauschalen oder tatsächliche Kosten für Frühstück und andere Mahlzeiten bei den Übernachtungskosten herauszurechnen. Weitere Einzelheiten finden sich in den Lohnsteuerrichtlinien 9.4 - 9.8 oder in folgendem BMF-Schreiben:
Steuerlichen Behandlung von Reisekosten ab 2014.

   

Reisekostenabrechnung Belege

Die Belege für die entstandenen Reisekosten werden vom Arbeitgeber aus steuerlichen Gründen benötigt und werden der Reisekostenabrechnung daher beigefügt. Die Rechnungen sind durch den Arbeitnehmer dabei gegebenenfalls auf den Namen der Firma ausstellen zu lassen, um dieser den Vorsteuerabzug zu gewährleisten, sofern es sich nicht um Kleinstbetragsrechnungen handelt.

   

Sachbezugswerte für Mahlzeiten

Grundsätzlich sind vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung gewährte Mahlzeiten mit dem Sachbezugswert nach § 2 SvEV als geldwerter Vorteil zu versteuern. Allerdings unterbleibt die Erfassung der mit dem Sachbezugswert bewerteten Mahlzeit, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale zusteht. Das ist dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer innerhalb der Dreimonatsfrist mehr als acht Stunden auswärtig unterwegs ist, bzw. eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtung vorliegt. Ist der Arbeitnehmer also weniger als 8 Stunden oder nach Ablauf der Dreimonatsfrist auswärtig unterwegs, so sind bei einer Gewährung von Mahlzeiten die entsprechenden Sachbezugswerte als Arbeitslohn anzusetzen. Bei geldwerten Vorteilen gilt allerdings eine Freigrenze von 44 Euro, bis zu welcher die Sachbezüge außer Ansatz bleiben.

Die Sachbezugswerte für Mahlzeiten betragen in 2018 (und 2017):

Frühstück:1,73 Euro (1,70 Euro)
Mittagessen:3,23 Euro (3,17 Euro)
Abendessen:3,23 Euro (3,17 Euro)


   

60 Euro Grenze beachten

Mahlzeiten, die den Preis von 60 Euro (inkl. Umsatzsteuer) überschreiten, dürfen nicht mit dem Sachbezugswert bewertet werden. In diesem Fall wird stattdessen ein Belohnungsessen unterstellt, das mit dem tatsächlichen Preis auch im Rahmen der Reisekostenabrechnung als steuerpflichtiger Arbeitslohn anzusetzen ist.


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Reisekostenabrechnung-Haftung


Inhaltsverzeichnis
1. Reisekostenabrechnung erstellen
2. Erstattung der Fahrtkosten
3. Eintägige Reisen im Inland ohne Übernachtung
4. Mehrtägige Reisen im Inland mit Übernachtung
5. Übernachtungskosten
6. Reisekosten als steuerfreier Ersatz oder Werbungskosten
7. Reisekostenabrechnung Belege
8. Sachbezugswerte für Mahlzeiten
9. 60 Euro Grenze beachten




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